Deux pharmacies attendent une réponse, une boutique vient de recevoir sa première commande et un rendez-vous est fixé à 14 heures. Une liste de clients triée par chiffre d’affaires ne suffit pas à organiser la journée. L’IA peut aider à expliquer les priorités ; il faut ensuite vérifier que les visites tiennent réellement sur la route.
Ce guide concerne les commerciaux qui se déplacent de point de vente en point de vente. Les données et les calculs ci-dessous sont fictifs. Ils servent à tester une méthode avec vos contraintes, vos outils autorisés et les horaires confirmés par vos interlocuteurs.
Séparer la priorité commerciale du calcul de trajet
Un assistant génératif peut regrouper les engagements ouverts et proposer une raison de visiter chaque compte. Un moteur d’itinéraire calcule les déplacements à partir d’adresses et de durées routières. Le commercial vérifie enfin les rendez-vous, l’accès au magasin et le temps nécessaire sur place. Ces trois travaux répondent à des questions différentes.
La documentation OR-Tools sur les tournées avec fenêtres horaires montre pourquoi une matrice de temps de trajet et des créneaux font partie des données du problème. Dans votre planning, ajoutez aussi la durée des visites et des pauses. Un ordre de passage rédigé en langage naturel ne démontre ni sa faisabilité ni son caractère optimal.
- Prioriser
Retrouver le motif de visite et les engagements dans le CRM.
- Calculer
Utiliser les trajets, créneaux et durées dans le planificateur.
- Confirmer
Vérifier les interlocuteurs, l’accès et la marge avant le départ.
Les horaires inconnus restent à confirmer. Aucun temps de trajet ne doit être inventé.
Préparer une petite liste de visites candidates
| Donnée | Exemple utile | Si elle manque |
|---|---|---|
| Point de vente | Identifiant CRM et adresse validée | Faire confirmer l’adresse ; ne pas choisir un homonyme |
| Motif de visite | Vérifier l’implantation après une première livraison | Demander l’objectif avant de réserver un créneau |
| Engagement ouvert | Retour sur un devis promis avant le 12 septembre | Relire le dernier compte rendu |
| Disponibilité | Acheteuse présente de 10 h à 12 h sur rendez-vous | Confirmer ; les horaires du magasin ne suffisent pas |
| Durée et accès | 35 minutes sur place, stationnement à cinq minutes | Prévoir une hypothèse explicite à valider |
| Historique daté | Dernière visite le 18 août, prochaine action le 9 septembre | Signaler l’absence d’historique, sans déclasser automatiquement |
Limitez l’extrait aux comptes du secteur envisagé et aux informations nécessaires. Un carnet d’adresses complet n’améliore pas une décision qui porte sur huit visites. Conservez l’identifiant du point de vente dans la proposition pour pouvoir retrouver le dossier exact.
Choisir des règles que l’équipe peut expliquer
Commencez par les rendez-vous confirmés. Examinez ensuite les engagements arrivant à échéance, les démarrages à accompagner et les visites dont le cycle habituel est dépassé. Le potentiel commercial intervient dans cet arbitrage, avec la qualité de la donnée qui le décrit.
- →Rendez-vous fixe : le conserver comme contrainte, sauf accord du client pour le déplacer.
- →Promesse en attente : préciser ce qui nécessite une présence. Envoyer un tarif peut suffire sans refaire 40 kilomètres.
- →Nouveau magasin : prévoir un suivi de lancement même sans historique de commandes.
- →Client moins actif : vérifier fermeture, litige ou saisonnalité avant de conclure à un risque de départ.
Un score « 87 sur 100 » reste peu utile si personne ne sait ce qui le fait monter. Pour un premier essai, demandez une raison datée et une action attendue par visite. Si vous utilisez un score, documentez ses règles : il ne devient pas une probabilité de commande parce qu’il est chiffré.
Faire tenir la journée, puis chaque rendez-vous
Entre 8 h 30 et 17 h, vous disposez de 510 minutes. Voici un budget fictif pour six visites de 35 minutes. Les déplacements incluent le départ et le retour ; le stationnement est intégré aux temps prévus.
| Poste | Minutes |
|---|---|
| Six visites × 35 minutes | 210 |
| Déplacements prévus | 145 |
| Pause déjeuner | 45 |
| Préparation et comptes rendus | 30 |
| Marge restante : 510 − 210 − 145 − 45 − 30 | 80 |
Une septième visite de 35 minutes avec 25 minutes de détour consommerait 60 minutes. Il ne resterait que 20 minutes de marge, avant d’ajouter son éventuel travail administratif. Le nombre de visites paraît possible sur le papier ; le risque de retard augmente.
Un total correct peut cacher un rendez-vous impossible
Vous quittez une boutique à 11 h 30. Le trajet suivant prend 35 minutes et l’acheteuse n’est disponible que jusqu’à midi : l’arrivée à 12 h 05 est déjà trop tardive. Il faut changer l’ordre, convenir d’un autre créneau ou reporter la visite. Les 80 minutes disponibles ailleurs dans la journée ne résolvent pas ce conflit.
Temps disponible510 min
- Six visites210 min
- Déplacements145 min
- Déjeuner45 min
- Préparation et notes30 min
- Marge pour les imprévus80 min
Ce total ne démontre pas que chaque créneau est respecté : vérifiez aussi les heures d’arrivée et de fin.
Valider le plan et garder une solution de repli
Transmettez les adresses vérifiées, les créneaux et les durées à votre outil de calcul routier. Contrôlez l’heure d’arrivée et de fin de chaque visite, puis confirmez les rendez-vous utiles. Faites apparaître les hypothèses de circulation et les arrêts facultatifs dans la feuille de route.
En cas d’annulation, choisissez une visite de repli déjà préparée ou utilisez le créneau pour une action à distance. Recalculez la suite de la journée à l’arrêt. Ajouter le magasin le plus proche sans vérifier la disponibilité du décideur peut faire perdre du temps et désorganiser les rendez-vous suivants.
Mesurer les visites utiles, pas seulement leur nombre
Pendant deux semaines, relevez les rendez-vous tenus, les kilomètres, les engagements résolus, les retards et les visites sans interlocuteur disponible. Comparez des journées de secteurs et de contraintes proches. Une journée de cinq visites abouties peut être préférable à huit passages sans décision ; le chiffre d’affaires seul ne décrit pas cette différence.
Examiner votre organisation de tournée
Partez d’un secteur réel, de vos rendez-vous et des informations disponibles dans les dossiers clients pour préparer la démonstration.
Retrouvez la méthode pour organiser une tournée commerciale et le calcul de charge d’une sectorisation. Pour prolonger l’essai d’IA, commencez par le guide des usages terrain ou préparez le compte rendu vocal après chaque visite.
Par Anatole Briant
Par Anatole Briant
Par Pierre Lerebours
COO de Salesia
Pierre Lerebours est COO de Salesia. Il est votre interlocuteur pour le déploiement, la formation et le suivi.