Le lundi matin, la carte affiche des centaines de clients. La semaine ne permettra d'en visiter qu'une partie. Organiser une tournée consiste à choisir cette partie, à réserver les bons créneaux et à vérifier que les déplacements tiennent réellement dans la journée.
Calculer la capacité disponible
Partez de votre calendrier de terrain, après congés, réunions, formations et tâches administratives. Estimez le nombre de visites réalisables à partir des durées observées, en incluant trajet, stationnement, attente et compte rendu. Une moyenne nationale serait moins utile que deux semaines de votre propre secteur.
Avec 400 clients, cette capacité représente un peu plus de deux visites par compte en moyenne. Elle ne dit pas que chaque client doit être vu deux fois. Certains ont besoin d'une présence régulière ; d'autres préfèrent un appel ou une commande autonome.
Croiser potentiel, besoin et coût de visite
Le chiffre d'affaires passé aide à repérer les comptes importants, mais il sous-estime un prospect prometteur. Ajoutez le potentiel de la catégorie, la gamme déjà détenue, les projets du client et la raison du prochain contact. Une pharmacie éloignée peut justifier le déplacement ; elle doit être appréciée avec son coût en temps.
- →Compte actif important : sécuriser la relation, traiter les engagements et travailler les références pertinentes.
- →Prospect qualifié : préparer une décision concrète, avec une échéance pour réévaluer l'effort.
- →Compte sans achat récent : confirmer la situation avant de programmer une visite ; l'achat peut passer par un autre canal.
- →Réassort simple : privilégier le canal préféré du client quand une présence physique apporte peu.
Vérifier que les fréquences tiennent dans l'année
Exemple fictif : 50 comptes prioritaires visités huit fois représentent 400 visites ; 100 comptes suivis trois fois, 300 visites ; 100 autres visités une fois, 100 visites. Le total atteint 800. Avec la réserve calculée plus haut, il reste environ 107 créneaux pour les ouvertures et besoins ponctuels.
Ce calcul doit être refait par secteur. Si le total dépasse la capacité, réduisez certaines fréquences, changez de canal ou revoyez la couverture. Ajouter un optimiseur de trajet ne garantit pas qu'un plan irréalisable devienne réalisable.
Construire la semaine autour des rendez-vous
Placez d'abord les rendez-vous confirmés et les visites qui ont une échéance. Regroupez ensuite les autres points proches, en respectant leur besoin de suivi. La géographie influence aussi la sélection : deux visites utiles dans la même zone peuvent être préférables à un long détour pour une action qui se règle par téléphone.
Inscrivez un objectif court pour chaque visite : décider d'un référencement, vérifier une implantation, traiter un litige ou former l'équipe. Confirmez la disponibilité de l'interlocuteur. Une officine ouverte n'implique pas que le titulaire soit disponible pour un rendez-vous commercial.
- Fixer les rendez-vous
Bloquer les créneaux confirmés avec les interlocuteurs.
- Compléter par zone
Ajouter les visites utiles proches, selon la disponibilité.
- Vérifier l’horloge
Additionner trajet, stationnement, visite, notes et pauses.
- Garder une réserve
Prévoir les imprévus et un arrêt facultatif déjà préparé.
Une distance courte ne garantit pas qu’un interlocuteur sera disponible.
Faire tenir la journée sur l'horloge
Dans une journée fictive de sept heures, six visites de 30 minutes prennent trois heures. Ajoutez deux heures de déplacement, 30 minutes de stationnement, 30 minutes de comptes rendus et une heure de pauses et de marge : les sept heures sont déjà occupées. Une visite plus longue doit déplacer un autre créneau.
Gardez à proximité une ou deux alternatives qualifiées en cas d'annulation. Elles constituent des options, pas des rendez-vous supplémentaires à promettre. Réservez aussi le temps de noter les engagements avant qu'ils se mélangent avec ceux de la visite suivante.
Réagir aux écarts sans tout décaler
Si un rendez-vous tombe, prévenez les personnes concernées et comparez les alternatives. Une urgence client peut appeler l'ADV plutôt qu'un déplacement. Une visite qui dure plus longtemps peut être productive ; notez la raison avant de conclure qu'elle était mal préparée.
Pour un agent indépendant, la coordination du réseau doit rester compatible avec le mandat et son autonomie. Une méthode de planification ne remplace pas la distinction entre statut salarié et agent commercial.
Suivre trois indicateurs compréhensibles
- →Couverture : part des comptes du segment qui ont reçu la visite prévue sur la période.
- →Retards : comptes dont la fréquence ou l'échéance de suivi a été dépassée.
- →Résultat : commande, décision, information utile ou action résolue, selon l'objectif annoncé.
Regardez les motifs de visite non réalisée : absence, trajet sous-estimé, priorité modifiée ou durée réelle. Ajustez la capacité et les fréquences à partir de ces faits. Le nombre brut de visites ne mesure ni leur utilité ni la qualité de la relation.
Choisir l'outil après avoir posé les règles
Un tableur bien tenu peut suffire pour commencer. Un outil partagé devient utile quand les mises à jour, les comptes rendus et les commandes doivent circuler entre plusieurs personnes. Le guide des logiciels de tournée propose des tests pour comparer les possibilités.
Préparer la tournée depuis votre portefeuille
Secteurs, historique client et suivi des visites : examinons comment vos données peuvent aider à construire des journées réalisables dans Salesia.
Si la charge dépasse durablement la capacité disponible, revoyez la sectorisation des portefeuilles avant de modifier l’ordre des rendez-vous.
L’IA peut aider à prioriser les visites à partir des engagements ouverts. Le guide détaille les données à fournir et les vérifications routières nécessaires avant de valider le planning.
Questions fréquentes
- Comment calculer la capacité de visite ?
- Multipliez les visites réalisables par jour par les jours de terrain et les semaines disponibles, en tenant compte des durées observées. Dans l'exemple du guide, 6 × 4 × 42 donnent 1 008 visites avant réserve pour imprévus ; ce n'est pas un plafond universel.
- Comment fixer les fréquences ?
- Attribuez une fréquence selon le besoin, le potentiel et le coût de visite, puis multipliez-la par le nombre de comptes du segment. La somme doit tenir dans la capacité disponible. Sinon, changez certaines fréquences, certains canaux ou la couverture.
- Quels indicateurs suivre ?
- La couverture des comptes prévus, les retards par rapport aux échéances et le résultat de la visite selon son objectif. Analysez les motifs des écarts avant de juger le commercial sur un nombre brut de passages.
Par Anatole Briant
Par Anatole Briant
Par Anatole Briant
CEO de Salesia
Anatole Briant est CEO de Salesia. Il est votre interlocuteur pour la démo, l’offre et les partenariats.