Un bon de commande digital est utile si le prix convenu au comptoir arrive intact jusqu'à la facture et au colis. Remplacer une feuille par une tablette ne suffit pas : il faut reprendre le catalogue, les règles commerciales et les contrôles de transmission. Voici un cas de travail pour préparer cette bascule et en calculer l'intérêt.
Commencer par suivre une commande
Prenons une marque de soins avec 18 références et 600 commandes mensuelles. Une partie arrive en visite, une autre par e-mail et le reste par les canaux déjà structurés. Sur une semaine, l'ADV chronomètre le travail actif : identification du client, saisie des lignes, vérification des remises, correction et transmission. Le temps d'attente d'une réponse est mesuré à part.
Dans notre exemple, 240 commandes exigent une ressaisie. À 12 minutes chacune, cela représente 48 heures par mois. Le volume total de 600 commandes ne doit pas être multiplié par ce temps : les 360 commandes déjà traitées autrement ne procurent pas ce même gain.
Préparer le catalogue et les règles
Pour chaque référence, réunissez le code produit, le conditionnement vendu, le prix HT applicable et les dates de validité. Une boîte, une unité et un carton de six doivent être distingués. Archivez les anciennes références plutôt que de les réutiliser pour un nouveau produit : les commandes passées doivent rester compréhensibles.
Écrivez ensuite les conditions sous forme de cas vérifiables. Par exemple : six unités au tarif de base, douze unités avec une remise convenue, deux unités gratuites à partir d'un seuil. Précisez si le seuil se compte par référence ou sur la gamme, si les remises se cumulent et qui peut accorder une dérogation.
Faire un pilote avec les cas difficiles
Choisissez quelques commerciaux, une personne de l'ADV et un interlocuteur logistique. Faites passer les mêmes commandes dans le nouveau parcours et dans un calcul de référence. Utilisez des données de test pour éviter tout envoi ou toute facturation en double.
- →Commande simple : le bon client, deux références, une adresse de livraison différente de la facturation.
- →Commande commerciale : palier franchi, unité gratuite, présentoir ajouté et exception soumise à validation.
- →Commande interrompue : perte de réseau après validation, fermeture de l'application, puis reconnexion. Une seule commande doit être créée.
- →Commande corrigée : référence indisponible, quantité modifiée ou livraison partielle. Le client, l'ADV et l'entrepôt doivent voir la version appropriée.
La preuve de transmission est aussi importante que l'écran de confirmation. Distinguez une commande enregistrée sur l'appareil, reçue par le serveur, acceptée par l'outil de facturation et transmise à la logistique. Un bouton « Envoyer » ne prouve aucune des étapes suivantes.
- Enregistrée
La commande existe sur l’appareil.
- Reçue
Le serveur confirme la réception.
- Acceptée
L’outil de facturation accepte les données.
- Transmise
La logistique reçoit les lignes attendues.
Tester la reconnexion et la reprise : une seule commande doit être créée.
Calculer le gain sans compter deux fois
Supposons que le traitement actif passe de 12 à 4 minutes pour les 240 commandes concernées. Il reste 16 heures mensuelles de contrôle ; le temps libéré est de 32 heures. Avec une hypothèse interne de 30 € par heure chargée, la capacité récupérée vaut 960 € par mois.
Avec un coût récurrent hypothétique de 400 € par mois et 2 000 € de dépenses initiales, le solde mensuel est de 560 €. Le délai de récupération est de 2 000 ÷ 560, soit environ 3,6 mois. Ces montants illustrent la méthode, pas un tarif Salesia. Si le solde est nul ou négatif, il n'y a pas de délai de récupération positif à annoncer.
Mesurer aussi les erreurs qui restent
Un tarif automatisé peut être faux s'il a été mal paramétré. Un bon code produit peut désigner le mauvais conditionnement. Pendant le pilote, relevez donc les commandes corrigées, les doublons, les retours logistiques et les avoirs imputables à la commande. Indiquez toujours la taille de l'échantillon et la période.
Conservez une procédure de secours : qui reprend une commande bloquée, où la correction est enregistrée et comment éviter qu'une relance manuelle crée un second envoi. Au lancement, une personne doit suivre quotidiennement les exceptions, même si la majorité des commandes passe sans intervention.
Décider du déploiement
Étendez le pilote quand les commerciaux savent retrouver une commande, que l'ADV peut expliquer chaque montant et que la logistique reçoit les bonnes lignes. Fixez le seuil de réussite avant le test : temps actif, taux de correction et délai de transmission. Comparez ensuite des semaines de volumes et de complexité proches.
Pour préparer le cahier des charges au-delà du bon mobile, consultez le guide de la prise de commande B2B. Il détaille le raccordement des différents canaux à la facturation et à la préparation.
Tester votre parcours de commande
Préparez quelques commandes représentatives : nous vous montrons comment vérifier le catalogue, les conditions et la transmission dans Salesia.
Ajoutez à vos tests les paniers situés juste autour du franco de port et du minimum de commande, après application des remises.
Par Anatole Briant
Par Anatole Briant
Par Pierre Lerebours
COO de Salesia
Pierre Lerebours est COO de Salesia. Il est votre interlocuteur pour le déploiement, la formation et le suivi.