La pharmacie a reçu les produits, mais le testeur annoncé n'est pas dans le colis. Le commercial relance l'ADV, qui relance l'entrepôt. Une petite ligne oubliée peut ainsi créer plusieurs échanges. L'asilage consiste à organiser l'ajout de ces supports au moment où la commande est préparée.
Asilage : l'insertion d'un article ou d'un support
Dans le vocabulaire de la distribution, l'asilage désigne l'insertion d'un élément dans une expédition : documentation, échantillon, testeur ou support de présentation. Le marketing direct emploie aussi « asile colis » pour une offre publicitaire insérée dans le colis d'une autre marque.
Dans cet article, nous traitons l'envoi de supports d'une marque avec ses propres produits en officine, principalement pour des gammes de soins et de parapharmacie. Les modalités dépendent de l'opération : première commande, présence d'une référence, seuil de volume, période ou profil du client. L'automatisation est une façon d'exécuter l'asilage, pas une condition de sa définition.
Distinguer l'objet de la règle d'envoi
La PLV, publicité sur le lieu de vente, est le support : présentoir de comptoir, chevalet, affiche ou vitrophanie (voir le guide de la PLV en pharmacie). L'asilage est son insertion dans l'expédition. Un testeur est une unité destinée à la démonstration ; il faut le distinguer du stock destiné à la vente.
Le mot utilisé dans un logiciel peut être plus étroit. Dans Salesia, l'usage décrit ici se paramètre comme une opération de produit offert, par exemple l'ajout d'un présentoir lorsqu'une commande contient une gamme. Pour des règles de première commande ou de fréquence, faites vérifier précisément le comportement attendu.
Remise, unités gratuites et asilage
- →Remise : réduction du prix, avec une assiette et un mode de calcul définis.
- →Unités gratuites : quantités offertes selon l'accord commercial, par exemple deux unités livrées en plus de douze achetées.
- →Asilage : insertion d'un support ou d'un article complémentaire pour accompagner l'envoi.
Une même commande peut combiner les trois. Ne déduisez pas la nature de l'opération du seul seuil de déclenchement : une PLV peut aussi être réservée à une quantité minimale. Ce qui compte pour l'exécution est de savoir quoi préparer, en quelle quantité et avec quelle valorisation validée.
Écrire une règle que l'entrepôt peut appliquer
Pour un lancement fictif de crème mains, la marque prévoit un testeur et un petit chevalet avec la première commande de la gamme. La règle doit préciser les références déclenchantes, les clients éligibles, les dates de l'opération, le maximum par officine et les codes des deux articles ajoutés.
Donnez un code distinct à chaque support, même lorsqu'il est offert. L'entrepôt doit pouvoir suivre son stock et confirmer sa préparation. Une note « penser à la PLV » en commentaire est moins fiable qu'une ligne identifiée, mais une ligne ne garantit pas non plus l'expédition si le stock manque.
Cette dotation est-elle déjà prévue, expédiée ou reçue ?
- OuiSuivre la dotation existante
Retrouver son statut et ne pas ajouter une seconde dotation pendant l’attente du colis.
- NonVérifier la disponibilité
Ajouter les supports prévus, ou signaler la rupture et appliquer la solution convenue.
Vérifier une éventuelle annulation avant de rouvrir l’éligibilité. Tester les règles de période et de fréquence dans l’outil ; ce schéma ne garantit pas leur automatisation.
Tester les doublons et les ruptures
Faites passer deux commandes du même client le même jour, puis une commande fractionnée en deux expéditions. Le présentoir doit-il partir une fois ou deux ? Testez aussi une annulation suivie d'une nouvelle commande. Le système doit garder la différence entre une dotation prévue et une dotation réellement expédiée.
En cas de rupture de PLV, décidez avec la logistique si la commande produit part seule, si le support sera envoyé plus tard ou si l'opération est suspendue. Le coût d'un second colis peut dépasser celui de l'objet offert. Prévenez le commercial pour qu'il ne confirme pas une dotation devenue indisponible.
Chiffrer une opération complète
Exemple fictif : 200 officines reçoivent chacune un testeur à 2 € de coût de revient et un chevalet à 1,50 €. Le coût des objets est de 700 €. Avec 0,50 € de préparation supplémentaire par colis, le budget atteint 800 €, avant éventuel surcoût de transport. Ce calcul de gestion ne remplace pas le traitement comptable ou fiscal de l'opération.
Pour apprécier l'intérêt de la dotation, relevez la réception puis la mise en place. Un support livré peut rester en réserve parce qu'il est trop grand, mal adapté ou arrivé après la saison. Le retour terrain doit permettre de corriger la prochaine opération.
Fermer l'opération proprement
- →Date de fin : arrêter les ajouts automatiques et traiter les dotations restées en attente.
- →Rapprochement : comparer quantités prévues, préparées et expédiées.
- →Terrain : vérifier un échantillon d'implantations avec l'accord des officines.
- →Retour d'expérience : conserver les dimensions utiles, les motifs de refus et les coûts de réexpédition.
Les échantillons de médicaments et leur promotion obéissent à un cadre distinct : les exemples de testeurs de soin ci-dessus ne constituent pas une règle applicable à tous les produits de santé. Faites valider les supports et les conditions de diffusion adaptés à la gamme.
Vérifier vos règles d'ajout de produits
Préparez une opération et quelques cas limites. Nous vous montrons comment déclarer les produits offerts et vérifier les lignes de commande dans Salesia.
Le coût des unités offertes se retrouve dans le calcul de marge après remises et gratuités, à établir sur les quantités réellement livrées.
Par Anatole Briant
Par Anatole Briant
Par Anatole Briant
CEO de Salesia
Anatole Briant est CEO de Salesia. Il est votre interlocuteur pour la démo, l’offre et les partenariats.