Une belle photo et un prix ne suffisent pas à rendre un produit commandable. Il faut aussi savoir quelle unité est vendue, combien contient un carton et quelle référence sera reconnue par l’ERP, le distributeur et l’entrepôt.
Donner un rôle à chaque identifiant
Le SKU est votre référence interne. Le GTIN sert à identifier une unité commerciale dans la chaîne d’approvisionnement. Selon GS1, une unité commerciale peut être un produit ou un service susceptible d’être tarifé, commandé ou facturé. L’identifiant n’est donc pas réservé à ce qui passe en caisse.
Gardez séparés SKU, GTIN et code du partenaire. Un distributeur peut utiliser son propre code article sans modifier le vôtre. Une table de correspondance doit indiquer le partenaire, son code, l’unité concernée et la période de validité. Remplacer votre SKU par le dernier code reçu rend les échanges précédents difficiles à rapprocher.
Décrire les unités avant les tarifs
| Niveau | Description | Donnée à transmettre |
|---|---|---|
| Unité consommateur | Un flacon de 200 ml | Référence, contenu net et identifiant de cette unité |
| Colis de commande | Un carton de 12 flacons | 12 unités par carton, identifiant correspondant si applicable |
| Unité logistique | Palette composée de cartons | Composition, dimensions et poids selon la configuration |
| Unité de prix | Prix exprimé par flacon | Devise, HT/TTC, date de validité et quantité de référence |
Le modèle de données GS1 distingue les niveaux de conditionnement. Dans votre catalogue, rendez la conversion explicite : commander 3 cartons de 12 signifie 36 flacons. « Quantité : 3 » sans unité ne permet pas de préparer une livraison fiable.
- Produit vendu
Identifier le flacon de 200 ml et sa référence.
- Conditionnement
Décrire le carton de 12 flacons et son identifiant si applicable.
- Prix et quantité
Préciser l’unité de prix, la devise et la période de validité.
Le SKU, le GTIN et le code partenaire gardent chacun leur rôle ; conserver leurs correspondances.
Construire un socle de données commun
- →Identification : SKU stable, désignation courte, gamme, variante, statut actif ou arrêté.
- →Commande : unité vendue, multiple, minimum, conversion et possibilité de panacher les références.
- →Prix : montant, devise, taxes applicables, clientèle concernée et dates d’effet.
- →Logistique : dimensions et poids avec leurs unités, contraintes de stockage, délai et conditionnement.
- →Présentation : description exacte, images correspondant à la variante et documents utiles à l’acheteur.
Ajoutez les informations réglementaires pertinentes pour votre catégorie de produits avec le responsable compétent. Le catalogue commercial ne remplace pas les obligations d’étiquetage. Évitez de reprendre une allégation d’un ancien support sans vérifier qu’elle reste justifiée pour la référence et le marché concernés.
Contrôler les fichiers avant diffusion
Les contrôles de structure
Un identifiant peut commencer par zéro : importez-le comme texte pour éviter sa transformation par un tableur. Vérifiez encodage, séparateur décimal et unité de mesure. Une dimension « 15 » doit être accompagnée de « cm » ou « mm ». Une cellule vide doit signifier « inconnu » ou « non applicable » selon une convention documentée, jamais les deux sans distinction.
Les contrôles métier
Une référence active ne doit pas avoir un colisage nul. Un prix promotionnel doit avoir une période cohérente. Deux variantes ne doivent pas partager accidentellement le même identifiant. Une référence arrêtée mais encore en stock peut nécessiter un statut distinct d’un produit immédiatement non commandable.
Testez le fichier avec une vraie commande : recherche, choix de la variante, quantité, remise, validation et préparation. Le guide sur le logiciel de prise de commande B2B fournit les scénarios à intégrer au pilote.
Gérer les changements sans réécrire l’historique
Un tarif peut évoluer le 1er octobre sans changer le prix d’une commande acceptée le 20 septembre. Conservez les valeurs appliquées à la transaction et une version datée du catalogue. Le même principe vaut pour le colisage : passer de 12 à 10 unités par carton ne doit pas modifier rétrospectivement les quantités d’une ancienne livraison.
Pour un changement de produit ou de conditionnement, vérifiez les règles d’attribution de GTIN applicables auprès de GS1. Ne décidez pas qu’un changement est sans conséquence uniquement parce que le nom commercial reste identique. Informez les partenaires avec une date d’effet et une correspondance entre anciennes et nouvelles références lorsque cela a du sens.
Attribuer la correction à la bonne équipe
Le marketing peut gérer la description et les visuels, la logistique les dimensions, le commerce les conditions et la finance les taxes. Désignez néanmoins un responsable de publication du catalogue. Sans validation finale, chacun peut avoir une donnée correcte localement et le client recevoir un assemblage incohérent.
Conservez un journal des corrections, leur auteur et les destinataires à prévenir. Lorsqu’un partenaire signale une erreur, corrigez la source avant de renvoyer un fichier. Sinon, le prochain export réintroduira le problème. Cette discipline facilite aussi les échanges EDI ou API : l’automatisation accélère la circulation des bonnes données comme celle des mauvaises.
Par Anatole Briant
Par Pierre Lerebours
Par Anatole Briant
COO de Salesia
Pierre Lerebours est COO de Salesia. Il est votre interlocuteur pour le déploiement, la formation et le suivi.